Смета городского мероприятия - 1000+ позиций: конструкции, аппаратура, печатные материалы, кейтеринг, охрана. Каждая строка требует фото за каждый день на площадке, с таймкодом и локацией. Кадры без этих данных заказчик не засчитывает. Если отчёт вернули на доработку, переснять уже нечего: конструкции разобраны.
Как процесс был устроен раньше
Пять лет рабочий процесс держался на Google Sheets и терпении сотрудников. Слабых мест накопилось несколько:
- съёмка без структуры: фотографы снимали без привязки к пунктам сметы;
- ручной отбор: менеджеры листали распечатки на 20+ страниц и вычёркивали позиции на глаз;
- архив в мессенджере: тысячи снимков сортировали вручную через Telegram;
- дубли и пробелы разом: к концу проекта набегало свыше 5000 фотографий, до половины - повторы одного ракурса, при этом отдельные дни монтажа оставались без фотофиксации вовсе.
Неподтверждённые позиции заказчик вычёркивал из оплаты. Вдобавок всё держалось на одном сотруднике: информация о площадке жила в его памяти, передать проект другому менеджеру не получалось.
Что изменили
На смену ручной рутине пришла автоматизация отчётов поверх тех же таблиц: Google Sheets, валидатор, мобильное приложение, модерация, итоговый DOCX по шаблону заказчика.
Фотограф работает с карточкой позиции, где заранее определены день и блок. В карточке - название, блок сметы, контакт ответственного, образец снимка. Сделанный кадр сам встаёт в структуру сметы, общий чат для разбора фотографий стал не нужен.
Результаты
- затраты на цикл отчётности упали с 640 до 64 человекочасов;
- разбор фотографий ускорился в 10 раз;
- сборка финального документа сократилась с 320 до примерно 3 часов;
- правок от заказчика стало втрое меньше: отчёт сразу содержит позицию, время, место и день.
Что ещё вошло в проект
- Два слота на позицию - для строк сметы, которым нужны два кадра: общий план и крупный.
- Контроль качества монтажа: двухнедельное погружение в процессы вскрыло проблемы, которых заказчик не видел. Менеджер фиксирует брак в системе, задача с сроком исправления автоматически уходит бригаде.
- Сроки: стабильный контур с нуля занял от 8 до 12 месяцев вместе с погружением. Готовое решение внедряется за 3-4 месяца.
- Экономический эффект: суммарно 576 сэкономленных человекочасов на цикле.
Автор решения - Никита Вешняков, инженер-программист и руководитель студии Nikitadev. Ввод нового сотрудника в проект теперь занимает около часа. Раньше на это уходили недели: архивы, распечатки, расспросы коллег.
Источник: https://secrets.tbank.ru/blogi-kompanij/avtomatizaciya-fotootchetov-po-zastrojke-iventov/